企業工作流程 · 實際範例

同一張工作單,從接單到請款

同一件事 — 客戶預約一項服務 — 一次走過白板、群組訊息和紙仔,一次走過會自己派單、自己回報狀態、完工當日就請款的工作流程系統。

之前 白板加群組的做法

一張工作單同時存在三個半份的版本 — 紙仔、白板、群組訊息 — 彼此對不上。辦公室要等紙張回來才知道發生過什麼。

電話接單 細節寫在紙仔上 白板加群組 今天的工作…大概吧 「地址是哪裡?」 師傅再問,文員再打一次 「你們的人呢?」 客戶來電,辦公室靠猜 紙仔回來了 皺巴巴,大概星期五 每天如是 辦公室打給師傅問進度 — 再回電給客戶 幾星期後有爭議 沒有完工證明 — 請款也一直等那張紙
圖一 — 人手流程:同一份細節打三次、狀態靠電話追問、證明是一張皺紙 — 發票也被它拖住。
之後 一套工作流程系統

工作單由接單到請款是同一條紀錄。自動派單、主動告知客戶進度、自己收集證明,完工一刻就開始請款。

進度延誤?辦公室和客戶即時看到 工作單建立 客戶、地點、時段 自動派單 按區域與人手安排 手機工作卡 地址、聯絡、現場備註 即時狀態 出發時自動通知客戶 證明與發票 相片加簽名,當日請款 規則 即時 當日 辦公室儀表板 — 每張單的狀態即時可見,證明齊全,請款不用等紙張
圖二 — 建置後的流程:一條會自己派單、自己回報、自己留證、自己請款的紀錄。辦公室看儀表板,不用整天打電話。
「你們的人呢?」即時狀態
客戶自己看到進度,不用來電
皺巴巴的紙仔相片加簽名
每張工作單都附完工證明
星期五才請款當日開發票
完工一刻,發票即出
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